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Keine Fahrt ohne Fahrtenbuch?

9.07.2012

Was bei der Führung eines Fahrtenbuches zu berücksichtigen ist

In vielen Branchen ist ein Fuhrpark für die Berufsausübung unabdingbar. Und auch die meisten Selbstständigen nutzen einen Dienst- bzw. Firmenwagen. Werden Dienstfahrzeuge aber nicht nur beruflich, sondern auch für Privatfahrten verwendet, empfiehlt sich die Führung eines Fahrtenbuches. So können Kosten – eine korrekte Führung vorausgesetzt – steuermindernd geltend gemacht werden. Wer überhaupt ein Fahrtenbuch benötigt und was bei dessen Führung zu beachten ist, erläutert die D.A.S. Rechtsschutz Leistungs-GmbH (im Folgenden D.A.S. Leistungsservice).

Für wen ist die Führung eines Fahrtenbuches sinnvoll?

„Ein Fahrtenbuch wird zu Dokumentationszwecken angelegt und enthält eine Übersicht, wann mit einem Dienstwagen welche Fahrt zu welchem Zweck unternommen wurde“, erläutert Anne Kronzucker, Juristin des D.A.S. Leistungsservices. Rein gesetzlich ist kein Unternehmen, Handelsvertreter oder Selbstständiger verpflichtet, ein solches Fahrtenbuch für seine Dienstfahrzeuge zu führen. Doch schon allein, um einen Überblick über die eigenen Fahrtkosten zu erhalten, kann sich so eine Dokumentation lohnen. Der wichtigste Zweck des Fahrtenbuches ist jedoch der einer betriebsinternen und steuerlichen Abrechnung. Denn: Wer, wie ein Selbstständiger oder Handelsvertreter, einen Firmenwagen auch für Privatfahrten nutzt, muss den dadurch entstehenden geldwerten Vorteil versteuern! Der Gesetzgeber unterstellt nämlich grundsätzlich, dass Dienstfahrzeuge auch privat genutzt werden. Dies bedeutet konkret: Falls kein dreimonatiger Nachweis besteht, dass ein Pkw zu mindestens fünfzig Prozent betrieblich im Einsatz war und auch kein Fahrtenbuch vorliegt, darf das Finanzamt den privaten Nutzungsanteil schätzen. Dies wird in der Regel zum Nachteil des Steuerpflichtigen sein, denn normalerweise fällt die Schätzung höher aus als der tatsächliche private Nutzungsanteil.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt akzeptiert wird, muss es vollständig, lückenlos und zeitnah geführt sein. Auch eine gebundene oder in sich geschlossene Form ist Pflicht – es darf sich also nicht um eine Sammlung loser Blätter im Schuhkarton handeln. Unzulässig sind auch Ausdrucke aus Tabellenkalkulationsprogrammen. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (z. B. Urteil vom 16.3.2006, Az. VI R 87/04) enthält ein ordnungsgemäß erstelltes Fahrtenbuch mindestens folgende Bestandteile: Datum der Fahrt und Gesamtkilometerstand bei Dienstfahrtende, Reiseziel und Reisezweck bzw. aufgesuchter Kunde. Wichtig: Die Einträge müssen direkt nach der Fahrt erfolgen. „Ein rückwirkendes Ausfüllen des Fahrtenbuches, zum Beispiel am Ende des Monats, ist unzulässig – ebenso eine nachträgliche Änderung“, warnt die Juristin des D.A.S. Leistungsservices. Denn stößt das Finanzamt bei der Überprüfung auf Widersprüche in der Dokumentation oder besteht generell der Verdacht, dass das Fahrtenbuch nicht korrekt geführt wurde, wird es nicht anerkannt. Als Konsequenz greift das Finanzamt dann auf alternative Berechnungsmethoden zurück. Für das Finanzamt macht es keinen Unterschied, ob ein Fahrtenbuch elektronisch oder manuell geführt wurde. Wichtig: Jegliche nachträgliche Manipulation aller Daten muss ausgeschlossen sein – ansonsten wird der Nachweis vom Finanzamt nicht anerkannt! Für einzelne Fahrzeuge, etwa von Freelancern, sind manuell geführte Fahrtenbücher ausreichend.

Steuerliche Vorteile

Auch beim Finanzamt gilt: Zur Abrechnung der Privatfahrten mit einem Dienstwagen muss kein Fahrtenbuch vorgelegt werden. Aber: Durch die Dokumentation von privaten und dienstlichen Fahrten ist die Abrechnung mithilfe des Fahrtenbuches genauer. In steuerlicher Hinsicht kann zur Abrechnung durch das Finanzamt aber auch die sogenannte 1-Prozent-Regelung verwendet werden. Bei dieser wird der private Fahrtkostenanteil am Dienstfahrzeug pauschal berechnet. Zulässig ist diese Methode bei Selbstständigen nur, wenn das Auto zu mindestens fünfzig Prozent beruflich genutzt wird. Generell empfiehlt sich aber für Unternehmen oder Selbstständige, die Dienstfahrzeuge zu mehr als fünfzig Prozent betrieblich nutzen, statt der Pauschalierung die Führung eines Fahrtenbuches zum Nachweis des tatsächlichen Privatanteils. Denn: „Die Praxis zeigt, dass in fast allen Fällen dienstlicher Fahrzeugnutzung das Fahrtenbuch steuerliche Vorteile bringt“, so Anne Kronzucker.

Fahrtenbuch als Auflage?

Aber nicht immer wird ein Fahrtenbuch freiwillig geführt. Egal ob bei Dienstwagen oder privaten Pkws – für alle Autofahrer gilt: Lässt sich bei einem Verstoß gegen das Straßenverkehrsrecht nicht feststellen, wer das Fahrzeug zum Tatzeitpunkt gefahren hat, darf die Straßenverkehrsbehörde von dem Fahrzeughalter verlangen, ein Fahrtenbuch zu führen. Voraussetzung: Der Verstoß muss erheblich sein, also mit mindestens einem Punkt ins Verkehrszentralregister eingetragen werden. Dies kann zum Beispiel eine einmalige Geschwindigkeitsüberschreitung von 21 km/h sein. „Im Wiederholungsfall eines Verkehrsverstoßes muss es der Straßenverkehrsbehörde möglich sein, den Fahrer zu ermitteln“, erläutert die Juristin des D.A.S. Leistungsservices den Grund für die Auflage. Aber: Ob dem Fahrzeughalter die Führung eines Fahrtenbuches auferlegt wird, liegt immer im Ermessen der jeweiligen Behörde.

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