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Personalakte

Elektronische Personalakte: Original in den Müll?

9.10.2017

Rechtsfrage des Tages:

Die Digitalisierung schreitet im Geschäftsleben immer schneller voran. Der Weg soll zu immer weniger Papier und Akten, hin zu Datenbänken und elektronischen Archiven führen. Und so stellen viele Firmen mittlerweile auch auf eine elektronische Personalakte um. Aber dürfen Sie wirklich alle Unterlagen nach dem Einscannen vernichten?

Antwort:

Die Umstellung auf digitale Aktenführung soll Zeit, Geld und Raum sparen. Die Vorstellung, sich von Schrankwänden voller Aktenordner trennen zu dürfen, ist dabei durchaus verlockend. Bei der elektronischen Personalakte sollten Sie die Unterlagen aber nicht vorschnell in den Schredder schieben.

Aufgrund verschiedener gesetzlicher Vorschriften können Sie nämlich verpflichtet sein, die Originale der Dokumente trotz elektronischer Aktenführung aufzubewahren. Beispielsweise müssen Sie einen sozialversicherungsrechtlichen Nachweis führen. Getrennt nach Kalenderjahren müssen Sie Lohnunterlagen in deutscher Sprache bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres im Original bereithalten. Dies ergibt sich aus § 28 f Absatz 2 Satz 1 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV). Von diesen Unterlagen dürfen Sie sich also nicht trennen.

Andere Aufbewahrungspflichten können sich unter anderem aus dem Einkommenssteuergesetz, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Neben Ihrer elektronischen Personalakte müssen Sie also bestimmte Dokumente weiter im Original verfügbar halten.

Letztlich kann es auch in einem möglichen Gerichtsprozess Probleme geben, vernichten Sie vorschnell das gesamte Papier. Eingescannte Dokumente können nämlich in einem Verfahren nicht als Urkundsbeweis genutzt werden. Daher sollten Sie alle Verträge, Vereinbarungen oder Erklärungen trotz elektronischer Personalakte aufbewahren. Zumindest, wenn für diese Dokumente die Schriftform vorgeschrieben ist. Andernfalls können Sie vor Gericht unter Umständen Ihrer Beweispflicht nicht nachkommen.

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