Oben
  • Drucken
  • schlecht ausreichend durchschnitt gut besonders gut
    Bewertungen
Personalakte

Elektronische Personalakte: Original in den Müll?

9.10.2017

Rechtsfrage des Tages:

Die Digitalisierung schreitet im Geschäftsleben immer schneller voran. Der Weg soll zu immer weniger Papier und Akten, hin zu Datenbänken und elektronischen Archiven führen. Und so stellen viele Firmen mittlerweile auch auf eine elektronische Personalakte um. Aber dürfen Sie wirklich alle Unterlagen nach dem Einscannen vernichten?

Antwort:

Die Umstellung auf digitale Aktenführung soll Zeit, Geld und Raum sparen. Die Vorstellung, sich von Schrankwänden voller Aktenordner trennen zu dürfen, ist dabei durchaus verlockend. Bei der elektronischen Personalakte sollten Sie die Unterlagen aber nicht vorschnell in den Schredder schieben.

Aufgrund verschiedener gesetzlicher Vorschriften können Sie nämlich verpflichtet sein, die Originale der Dokumente trotz elektronischer Aktenführung aufzubewahren. Beispielsweise müssen Sie einen sozialversicherungsrechtlichen Nachweis führen. Getrennt nach Kalenderjahren müssen Sie Lohnunterlagen in deutscher Sprache bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres im Original bereithalten. Dies ergibt sich aus § 28 f Absatz 2 Satz 1 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV). Von diesen Unterlagen dürfen Sie sich also nicht trennen.

Andere Aufbewahrungspflichten können sich unter anderem aus dem Einkommenssteuergesetz, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Neben Ihrer elektronischen Personalakte müssen Sie also bestimmte Dokumente weiter im Original verfügbar halten.

Letztlich kann es auch in einem möglichen Gerichtsprozess Probleme geben, vernichten Sie vorschnell das gesamte Papier. Eingescannte Dokumente können nämlich in einem Verfahren nicht als Urkundsbeweis genutzt werden. Daher sollten Sie alle Verträge, Vereinbarungen oder Erklärungen trotz elektronischer Personalakte aufbewahren. Zumindest, wenn für diese Dokumente die Schriftform vorgeschrieben ist. Andernfalls können Sie vor Gericht unter Umständen Ihrer Beweispflicht nicht nachkommen.

Permalink

Ähnliche Beiträge:

Frau liest Arbeitszeugnis

Blütenrein: Das Arbeitszeugnis

22.05.2018

Rechtsfrage des Tages

Makellos und Blütenrein - so muss ein Arbeitszeugnis aussehen. Was Sie neben Kaffeeflecken und Eselsohren noch vermeiden sollten, erfahren Sie hier.

Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis: Polemik ist nicht erlaubt

8.05.2018

Aktuelle Urteile

Ein Arbeitszeugnis, das grob unsachlich, polemisch und in ironischem Stil verfasst ist, zählt nicht als qualifiziertes Arbeitszeugnis im Sinne des Arbeitsrechts. Dies hat das Landesarbeitsgericht Köln entschieden.
LAG Köln, Az. 12 Ta 17/17

Checkliste Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis verlangen - Checkliste

19.03.2018

Arbeitszeugnis

Was müssen Sie beachten wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis verlangen? Gehen Sie nicht erst in der letzten Minute zum Chef.

D.A.S. Leistungsservice

D.A.S. Leistungsservice

Immer eine gute Idee, wenn Sie in Sachen Recht nicht weiterwissen: Rufen Sie an! Der D.A.S. Leistungsservice steht Ihnen als Rechtsschutz-Kunden gern unter der gebührenfreien Direktwahl 0800 3273271 zur Verfügung!

Kontakt

0800 3746-555
gebührenfrei