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Umsatzsteuervoranmeldung

Rechnungen richtig schreiben

22.05.2017

Rechtsfrage des Tages:

Ich trage mich mit dem Gedanken, eine Reinigungsfirma zu gründen. Vieles habe ich schon geregelt. Was muss ich beachten, wenn ich meinen künftigen Kunden eine Rechnung schreibe?

Antwort:

Mit Ihrer Frage sprechen Sie ein wichtiges Thema an. Gerade Existenzgründer müssen sich in der Anfangsphase mit diversen Dingen befassen. Die richtige Erstellung von Rechnungen gehört häufig nicht dazu. Dabei gibt es wichtige Regeln die Sie beachten müssen. Ist Ihrer Rechnung fehlerhaft, stimmt im Zweifel nicht nur Ihre Buchhaltung nicht. Sie können auch Probleme mit dem Finanzamt bekommen.

Sie können Ihre Rechnung klassisch auf Papier erstellen oder elektronisch erfassen und versenden. Umsatzsteuerrechtlich werden alle Übermittlungsformen mittlerweile gleich behandelt. Geben Sie in Ihrer Rechnung zunächst Ihren Firmennamen und die Adresse als Rechnungsersteller an. Dann müssen Sie natürlich den Rechnungsempfänger, also Ihren Kunden korrekt bezeichnen. Die nächste wichtige Angabe ist Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Notieren Sie neben dem Ausstellungsdatum auch das Leistungs- bzw. Lieferdatum und natürlich die ausgeführten Dienstleistungen oder Warenlieferungen.

Nehmen Sie zunächst die Netto-Entgelte auf. Sodann müssen Sie den anzuwendenden Steuersatz und den anfallenden Steuerbetrag angeben. Sollten Sie in der Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen oder Steuerbefreiungen abrechnen, müssen Sie die Positionen aufschlüsseln. Besonders wichtig ist eine laufende Rechnungsnummer. Müssen Sie einmal eine Rechnung stornieren, werfen Sie diese nicht weg. Aufgrund der fortlaufenden Nummernreihe müssen Sie dem Finanzamt auf Verlangen auch die stornierte Rechnung vorlegen. Die Stornorechnung versehen Sie mit der nächsten freien Rechnungsnummer und bewahren diese ebenfalls auf.

Letztlich müssen Sie noch einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht aufnehmen. Sind Ihre Umsätze zu Beginn noch nicht so hoch? Machen Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Auch brauchen Sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben. Weisen Sie aber in Ihrer Rechnung auf die Kleinunternehmerregelung hin. Konkret sollten Sie angeben, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten ist. Sie sollten sich von Anfang an eine sorgfältige Rechnungserstellung angewöhnen. So vermeiden Sie Ärger bei der Buchführung und stellen sich mit dem Finanzamt gut.

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